پروفرم = Proforma

 وقتی شرکت واردکننده محصولات آرایشی بهداشتی می خواهد کالایی را وارد نماید، باید پیش فاکتور یا پروفرما اینویس را به اداره نظارت بر ضوابط بهداشت انسانی و استاندارد کالا برده و به تأیید آن سازمان برساند سپس پروفرم در دو نسخه که همه برگه های آن مهر شده و یک نسخه آن به متقاضی ارائه می گردد، صادر می شود. در مجوز گشایش نوشته می شود که وارد کننده باید به هنگام ترخیص گواهی بهداشت مربوطه را ارائه نماید، برچسب گذاری فارسی را انجام دهد، قبل از ترخیص جهت نمونه برداری و انجام آزمایش اقدام نماید و مستندات تاریخ تولید و سری ساخت اقلام مندرج در این پروفرما را ذکر نماید. پروفرما حتماً باید شماره و تاریخ داشته باشد. علاوه بر پروفرم و دوبرگ تصویر آن، ثبت سفارش تکمیل شده، تصویر گواهی ثبت نمایندگی، تصویر تأییدیه شرایط فنی و بهداشتی و تصویر گواهی فروش برای دریافت مجوز گشایش ضروری است.

 پروفرم در واقع همان پروفرما اینویس یا پیش فاکتور است. پروفرم یکی از مدارک مورد نیاز برای ترخیص کالا می باشد. اطلاعاتی از قبیل مشخصات کالا و نام فروشنده کالا در پروفرما درج می شود. پروفرم حاوی یک جدول است که در آن آیتم های کالا شماره گذاری شده، شرح داده شده و به همراه مقدار هر کالا درج می شود.

 • گواهی فروش آزاد مدارک فوق به همراه گواهی نمایندگی به وزارت بهداشت ارائه می شوند و مورد بررسی قرار می گیرند. در صورتی که این مدارک نقص داشته باشند و مورد تأیید قرار نگیرند، نواقص مربوطه اعلام می گردد و شرکت باید جهت رفع نواقص اقدام نماید. در غیر این صورت، گواهی ثبت منبع توسط وزارت بهداشت صادر می شود. درخواست بررسی مدارک و مستندات علمی برای ثبت یک محصول آرایشی بهداشتی و دریافت مجوز واردات، برگ فرمولاسیون و برگ مشخصات فنی مثل ویژگی های فیزیکوشیمیایی محصول مورد نیاز است. در صورتی که در لیست ترکیبات تشکیل دهنده سورفکتانت وجود داشته باشد، مدرکی به نام خلوص سورفکتانت ارائه می شود. اگر در برگه مشخصات فیزیکوشیمیایی pH محصول مشخص نشده باشد، در این صورت باید مدرک جداگانه ای که در آن pH محصول درج شده ارائه شود. این مدارک توسط کارشناسان وزارت بهداشت در یک بازه زمانی نسبتاً طولانی بررسی می شود. معمولاً از کارشناسان وزارت بهداشت خواسته می شود کلیه ترکیبات تشکیل دهنده درج شده در فرمولاسیون محصولات آرایشی بهداشتی را در سایت COSING که مخفف cosmetic ingredients می باشد و در آن محدودیت های تعیین شده توسط ارگانهای قانونگذار و رگولاتوری اروپا برای هر ماده اعلام می شود را چک کنند. اگر درصد هر ماده در محدوده مجاز نباشد، آن محصول مورد تأیید نمی باشد. در غیر این صورت، برگه ای صادر می شود که با استفاده از آن وارد کننده می تواند سفارش خود را ثبت نماید. ثبت سفارش کالای آرایشی بهداشتی برای انجام ثبت سفارش، برگه های پروفرم باید ابتدا توسط وزارت بهداشت تأیید شود و سپس نسبت به تأییدیه وزارت صنعت و معدن و تجارت و همچنین اخذ شماره رقمی اقدام نمود. برای این کار به سایت ثبتارش (سیستم مدیریت ثبت سفارشات واردات) مراجعه می شود. در این سایت معمولاً نام شرکت وارد کننده، کد اقتصادی، شماره ثبت و جزئیات دیگر باید ثبت شوند. ترخیص کالاهای آرایشی بهداشتی پروفرم تأیید شده، کد هشت رقمی مجوز ثبت سفارش، گواهی نمایندگی و گواهی ثبت منبع از مدارکی هستند که در هنگام دریافت مجوز ترخیص باید ارئه شوند. علاوه بر این مدارک، فاکتور، پکینگ لیست ، گواهی اصالت کالا ، فرمولاسیون، برگ مشخصات فنی و همچنین گواهی بهداشت سالانه باید ارائه شود. معمولاً از محصولات نمونه برداری شده و توسط آزمایشگاه های اداره استاندارد تأیید می شوند. در مرحله بعدی محصولات توسط آزمایشگاه های وزارت بهداشت مورد ارزیابی قرار گرفته و در صورت مطابقت تأیید می شوند. پس از گذراندن کلیه مراحل فوق، مجوز ترخیص صادر می شود.

 دریافت کارت بازرگانی، دریافت پیش فاکتور از فروشنده و ثبت سفارش از مراحل اولیه واردات کالا است. فایل نهایی مجوز ثبت سفارش که توسط سازمان توسعه تجارت ایران صادر می شود، برگه ایست که در آن شماره هشت رقمی مجوز ثبت سفارش و تاریخ مجوز ثبت سفارش به همراه شماره و تاریخ پروفرم و نام شرکت متقاضی که می تواند شرکت واردکننده باشد درج می شود. مشخصات کالای ثبت سفارش در صورتی که تعدادشان زیاد باشد، به مجوز ثبت سفارش در برگه های جداگانه ضمیمه می شوند. پروفرم های ضمیمه شده باید مجوز گشایش داشته باشند. به عبارت دیگر توسط سازمان های زیرمجموعه وزارت بهداشت در مرحله گشایش تأیید شده باشند.